Ako z pyžama von? Prácu z domu pomôže zvládnuť aj pomodoro technika

Dobré ráno

Pozná to asi každý, no málokto to skutočne dodržuje – základ je späť minimálne osem hodín. „Špeciálne teraz, keď všetci potrebujeme dobrú imunitu, je potrebné sa dobre vyspať. Je to základ produktivity,“ začíname s Andrejom Mikulom hovoriť o tom, čo správne robiť ešte predtým, ako nám rám zazvoní budík.

„Odkladanie budíka je zlé, lebo človek ako keby začína deň nejakým zlyhaním,“ pokračuje. Človeku navyše vôbec nepomôže, ak si zdriemne ďalších deväť minút oproti tomu, ak by to neurobil.

Ľudia majú rôzne biorytmy, niekto je skôr ranné vtáča, iný večerná sova. Nie je zlé, ak skúšame viacero denných režimov a podľa odvedenej práce ľahko zistíme, kedy sme najvýkonnejší. „Ak sa dá človeku pracovať od deviatej do piatej, je to ideálne,“ hovorí Andrej Mikula.

Doma je dôležité stanoviť si, čo je práca a čo znamená „byť doma“. Prvý krok je vytvoriť si doma špeciálne miesto iba na prácu. „Nie je dobré pracovať z postele alebo v pyžame. Práve preto, aby to človek oddelil, aj doma by sa mal obliecť ako keby do práce, aby mal psychologicky pocit, že je v práci.“

„Niektorí ľudia dokonca idú do takého extrému, že doma majú svoje pracovné miesto, kam si nesadnú nikdy okrem toho, keď idú pracovať. Nepozrú si tam film, nehrajú tam hry. Takéto nastavenie je dobré, lebo človek musí mať pocit diskomfortu. Práve ten totiž zvyšuje produktivitu,“ vyvsetľuje Mikula. Keď sa ľudia cítia nepohodlne, majú tendenciu to rýchlo ukončiť oproti tomu, ako keby klikali zabalení v župane sediac na posteli. Takže sa zvyšuje pravdepodobnosť, že aj prácu urobia rýchlejšie – budú efektívni.

Veľká obrazovka

Pri snahe zriadiť si doma plnohodnotné pracovné miesto odborník radí prvú základnú vec – veľký monitor. „Téma, ktorú teraz s klientami riešim je technické vybavenie. V dnešnej dobe má už málokto doma počítač, skôr sú to tablety. Preto dnes veľa ľudí chce nakupovať veľké monitory, ale nie všade je teraz možnosť sa k nim dostať.“

Ďalej platia zásady, že človek musí mať kvalitnú stoličku, aby bol vystretý a veľký monitor. „Aj viaceré výskumy potvrdzujú, že veľký monitor a veľká pracovná plocha zvyšuje až o sedemdesiat percent pracovnú produktivitu. Preto tablety na kolenách na balkóne počas home officu veľmi nefungujú,“ dodáva Andrej Mikula.

Cesta do práce

Pre mnohých ľudí začína práca už cestou do kancelárie.  Pravidelná prechádzka, ak je pracovisko blízko domu, alebo trasa hromadnou dopravou či autom. Aj zápcha, v ktorej ráno niekto trčí hodinu, môže byť stereotypom, ktorý ale pomáha pripraviť sa na prácu a prípadne začať vybavovať prvé úlohy už počas cesty.

Niektorí odborníci radia, aby si ľudia počas home officu tento stereotyp nahradili napríklad prípravou raňajok pre celú rodinu alebo pravidelným cvičením.

„Je to diskutabilné,“ hovorí Andrej Mikula. „Pre niekoho je to zažitý stereotyp. Jeden môj klient, ktorý býva mimo Bratislavy a nemusí ráno 40 minút cestovať, využije ten čas už na plnohodnotnú prácu. Ten čas môže byť teda oveľa efektívnejšie strávený. Kým bežne človek vstane o siedmej, umyje si zuby, uteká na autobus a začína pracovať o deviatej, pri práci z domu môže sadať k práci už o pol ôsmej.“

To vlastne znamená, že môže buď skončiť skôr, alebo skončí v rovnaký čas, ale urobí oveľa viac roboty.

Veľký brat ťa vidí

Odborník na time management ďalej hovorí, že podľa správ od klientov majú doma paradoxne menej situácii, keď ich niekto vyruší, ako v práci. „A to aj u klientov, ktorí majú doma deti. Možno je to výnimka, ale sú schopní deťom vysvetliť, že teraz pracujú a že dieťa sa musí nejaký čas zabaviť samo. Najčastejšie vyrušenie v práci sú práve kolegovia, ktorí sa napríklad spýtajú, či ste včera videli Superstar a je ťažké im vysvetliť, aby to nerobili.“

Sú aj ľudia, ktorým oproti práci v kolektíve a v otvorených kanceláriách ticho doma  vôbec nevyhovuje. Aj to sa však dá vyriešiť: „Odporúčam pustiť si nahrávky s takzvaným white noise – bielym šumom. Sú to podmazy so zvukmi kaviarne, knižnice či letiskovej haly. Človek má pocit, že je medzi ľuďmi a existujú výskumy, podľa ktorých aj takéto navodenie si prostredia zvyšuje produktivitu.“

Človek tak môže mať podvedomý pocit, že ho niekto sleduje. A to je práve dôvod, prečo bývajú ľudia viac výkonní v kanceláriách. Sú totiž medzi ľuďmi, ktorí mu napríklad vidia na monitor a tak akoby kontrolovali, či tam má sociálnu sieť, púšťa si pesničky alebo reálne pracuje.

„Je to však paradoxne menší problém, akým sa robí. Zamestnávatelia mali problém dávať home office, lebo neverili ľuďom, že budú naozaj pracovať. Tam je ale otázka, prečo mať vo firme ľudí, ktorým neveríte? Druhá otázka je otázka manažmentu. Manažérom sa niekedy hovorí – manažér stoličiek. To znamená, ako keby bola úloha manažéra, aby zabezpečil, že medzi deviatou a piatou bude niekto v práci sedieť na svojej stoličke. Ale keď je zamestnanec na home office, manažér musí zabezpečiť, aby bola tá práca naozaj hotová. Home office tým pádom nastavuje vyšší nárok na výsledky, ako keby bol zamestnanec v práci. Človek niekedy celý deň chodí po mítingoch, ale v podstate nič nerobí, hlavne že je v robote.“

Na striedačku

Ako si teda roztriediť prácu doma, aby sme boli naozaj efektívni? Odborník radí „pomodoro techniku“. Ide o pravidelné striedanie práce s oddychom. „Znamená to  že 25 minút sa intenzívne venujem jednej veci a potom 5 minút mám malú pauzu. Je to veľmi efektívne, ale keď o tom hovorím napríklad na kurzoch, ľudia majú pocit, že budú každú chvíľu oddychovať.“

Dnes sme schopní sústrediť sa na jednu vec maximálne sedem minút. Popri tom sledujeme mobil, príde nám oznámenie o novom maile, niečo sa spýta kolega… Pri tejto technike každú takúto odbočku treba ignorovať. „Pri extrémnej forme dokonca nezdvíhať telefón. Najproduktívnejší ľudia sú tí, ktorí majú vypnutý mobil a zmeškané hovory vybavujú raz za hodinu. Úspešní podnikatelia takto pracujú, často je to však aj o tom, že sú na stretnutí, kde si telefón naozaj nemôžu zdvihnúť.“

Pri „pomodoro technike“ pomáha sledovať si presný čas. Ak nám do ďalšej prestávky chýba už iba niekoľko minút, ľahšie sa prinútime prácu za tých pár minút dokončiť, ako keby sme nemali nastavený režim. „Sú to také malé šprinty, pri ktorých dosahujeme malé ciele. Práve tieto malé pauzy bývajú aj kreatívnymi chvíľami,“ motivuje Andrej Mikula. Okrem hotovej práce tak získate dobrý pocit navyše, že ste to stihli a pravdepodobne ešte aj ušetrili čas.

Pozor na to, aby človek v takýchto podmienkach nepracoval od rána do večera. Každý by si mal nastaviť maximálny počet hodín pracovnej doby.

„Filmár Woody Ellen raz povedal, že pracuje maximálne štyri hodiny denne. Keď sa rozprávam s podnikateľmi, mnohí to robia rovnako. Kreatívna práca sa zrejme nedá robiť dlhšie ako štyri hodiny. Samozrejme závisí to od druhu práce. Pracovná doba je obrovská téma a existuje k nej manažérsky vtip – ako je možné, že každá práca trvá osem hodín denne.  No netrvá.“

Plánuj vopred

K lepšej produktivite pomôže aj plán, ak dopredu vieme, čo chceme v daný deň vyriešiť. Andrej Mikula upozorňuje: „Plánovať by sme mali večer predtým, nie až ráno. A potom sa toho plánu musíme skutočne držať.“

Pomáhajú malé motivácie ako – dám si kávičku alebo vybehnem von. „Na mieste sú aj väčšie motivácie, napríklad že pôjdem do kina alebo na večeru do reštaurácie, čo sa však v tomto období samozrejme nedá.“ Ak teda splníte všetky úlohy z plánu, potom môžete doma s radosťou povysávať.

Čo sa úplne naplánovať nedá, sú deti. Najmä v domácnosti, kde je dieťa iba s jedným rodičom. „Keď sme túto otázku riešili s ďalšími kolegami, zistili sme, že je veľmi dôležitá dohoda rodiča s dieťaťom dopredu. Dieťa musí tú situáciu chápať. Dopredu znamená – vysvetliť dieťaťu, že som síce doma, ale musím pracovať, musím tu sedieť za počítačom, lebo takáto je situácia. Samozrejme dieťa príde aj tak, no na druhej strane to nie je o moc iné ako s kolegami v práci, ktorí nás často vyrušujú.“

Fakt je, že kolegov netreba kŕmiť. Dôležité ale je, nedávať dieťaťu iba príkazy a zákazy, ale pokúsiť sa s ním diskutovať, aby pochopilo, čo sa deje a prečo sa s ním rodič nemôže hrať, aj keď je doma.

Okrem detí je novou výzvou, ktorá sa u ľudí často opakuje, ako sa sústrediť, keď majú doma všetko po ruke. Za chrbtom zrejme plnú chladničku so zásobami a na opačnej strane miestnosti s ovládačom rovno pri ruke. „Radím im, aby na pracovnom mieste, ktoré si doma vytvorili, mali v zornom poli iba monitor. Žiadny televízor či deti. Aby sa mohol maximálne sústrediť na jednu vec.“

Andrej Mikula radí aj meditáciu či dýchacie cvičenia. V zásade však každý, kto môže mať pracovať z domu, by mal byť vlastne šťastný, lebo to znamená, že má prácu, čo v ťažkých ekonomických časoch nie je samozrejmé a mal by byť za to vďačný.